clasificacion de documentos interna y externa

El oficio: Es un tipo de documento que sirve para comunicar disposiciones, consultas, órdenes, informes, o también para llevar a cabo gestiones de acuerdos, de invitación, de felicitación, de colaboración, de agradecimiento, etc. Estas redacciones se utilizan en instituciones como: ministerios, embajadas, municipios, colegios profesionales, sindicatos y oficinas de gobierno, entre otras.

Partes.

• Membrete

Es el primero. Todas las empresas tienen membrete, lo cual es muy importante para un oficio.

• Nombre de Año

Es la denominación que se le da al año actual P.Ej. "Año de la Paz Mundial".

• Lugar y fecha

Es la primera parte, en la que se escribe: el lugar de donde se envía, el día, el mes y el año en curso.

• Numeración

En esta parte se escriben los tres datos, al igual que el memorándum; la palabra oficio con mayúsculas, seguida del número de expedición y separada por una línea oblicua y, a continuación, las siglas de la oficina de procedencia con letras mayúsculas, separada por una línea oblicua y el año en curso.

• Destinatario

Es la parte que abarca cuatro líneas o más, según lo requerido. Aquí se escribe: el nombre completo, el cargo y el lugar de la persona a quien se dirige.

• Asunto

Es la cuarta parte y se escribe con mayúsculas la palabra ASUNTO, seguida de dos puntos y luego, en resumen, se indica con claridad el mensaje del texto, que se explicará en el cuerpo.

• Referencia

Es la quinta parte que se usa, sólo cuando es necesario mencionar la numeración del documento recibido con anterioridad, a cuyo contenido se quiere dar respuesta. Esta palabra también se escribe con mayúscula y debajo del asunto.

En algunos casos esta parte del oficio se usa para mencionar decretos, resoluciones, directivas o convenios.

• Cuerpo o texto

Es la parte central del documento, donde se dará a conocer el mensaje de la comunicación, en forma clara y precisa y muy brevemente. Generalmente existen expresiones para iniciar el texto, tales como:

• "Tengo a bien comunicarle..."
• "Me es muy grato comunicarle..."
• "Tengo el honor de dirigirme..."

• Despedida

En la despedida debemos demostrar amabilidad, cortesía. Existen, también, expresiones conocidas como:

Hago propicia la oportunidad para hacerle llegar mi consideración y estima personal.

Atentamente,

• Firma y posfirma

Firma: Se escribe la rúbrica a mano.

Posfirma: Se coloca el nombre y apellido de la persona que firma el documento, y a su vez el cargo que le distingue, más el sello respectivo.

• Iniciales

Al igual que en el memorándum, las iniciales del remitente se escriben con letras mayúsculas y, en minúsculas, las de la persona que mecanografió el documento.

• Anexo

Aquí se indica la documentación que se adjunta al oficio, como catálogos, revistas, tarjetas, programas, etc.

• Distribución

Se usa, generalmente, en los oficios múltiples; aquí se menciona a las personas y las dependencias a quienes va dirigido el oficio.

circular: Es un escrito que se emplea para comunicar simultáneamente un mismo asunto a varias personas a quienes por igual interesa". Un memorándum o nota es un documento u otra comunicación que ayuda a la memoria mediante el registro de eventos u observaciones sobre un tema, como se puede utilizar en una oficina de negocios. La forma plural es o memorandos o memorandos.

Un memorando puede tener cualquier formato, o puede tener un formato específico para una oficina o institución. En el derecho en concreto, un memorándum es un registro de los términos de una transacción o contrato, como una nota de la política, memorando de entendimiento, protocolo de acuerdo o memorando de asociación. Formatos alternativos incluyen memorandos, notas informativas, informes, cartas o carpetas. Pueden ser una o muchas páginas. Si el usuario es un ministro o un alto ejecutivo, podría ser el formato rígidamente definidas y limitadas a una o dos páginas. Si el usuario es un colega, el formato es generalmente mucho más flexible. En su nivel más básico, un memorando puede ser una nota escrita a mano con el supervisor. 

La circular es un escrito que por igual se emplea en la tramitación de asuntos oficiales, mercantiles o industriales.

El estilo en la redacción de la circular ha de adecuarse al modelo de la carta, sobresaliendo en su redacción la claridad y la sencillez ya que se trata de escritos destinados a personas de muy diverso nivel.

Existen dos tipos de circular, que son: LAS VOLUNTARIAS y LAS OBLIGATORIAS
La circular Voluntaria, es aquella que tiene la función principal de promover productos, empresas o personas.

La circular Obligatoria, es aquella que la ley establece que debemos dar los avisos necesarios para evitarnos problemas en cuanto a la relación comercial con nuestros clientes.

memorandum:

convocatoria:Es la comunicación a través de un

anuncio o escrito con que se convoca a

los posibles interesados a participar en un proceso.
*Convocatoria Anticipada.
*Convocatoria General.
*Convocatoria Extraordinaria.
*Convocatoria Nacional.
*convocatoria Internacional.

Acta de junta:Un acta es un escrito que resume lo que se trató en una junta y que se distribuye entre las personas que estuvieron en la junta parconocer los acuerdos.
Para que los acuerdos de una junta queden por escrito y las personas puedan darle seguimiento a sus pendientes, para organizarse mejor.
Cuando la junta comienza se debe nombrar a un "secretario" que es la persona que deberá tomar las notas. Si observas que a una junta a la que vayas nadie está tomando notas, ofrécete desde el principio para ser tú el secretario o la secretaria.

Una minuta o acta de acuerdos lleva las siguientes partes:

1. Título de la junta.
2. Fecha y lugares de la junta.

3. Lista de asistentes, de preferencia en orden alfabético.
4. Enumeración de los acuerdos.
5. Indicación del final de la minuta o el acta, o bien, especificación de la próxima junta.
informe:

 

Generalmente, el propósito del informe, como su propio nombre indica, es informar. Sin embargo, los informes pueden incluir elementos persuasivos, tales como recomendaciones, sugerencias u otras conclusiones motivacionales que indican posibles acciones futuras que el lector del informe pudiera adoptar. Los informes pueden ser públicos o privados y tratan a menudo sobre preguntas planteadas por individuos del gobierno, los negocios, la educación o la ciencia.

Carta comercial:  Es una comunicación que tiene carácter documental y utilizan las empresas para ponerse en contacto con los clientes, proveedores, entidades, etc.  Tiene importancia ya que contribuye a crear una imagen de la empresa y ayuda a coordinar actividades comerciales. Se realizan cartas para ofrecer productos, notificar promociones, realizar pedidos, solicitudes, demandas de pagos, presentación de personas, etc