clasificacion de documentos interna y externa

El oficio: Es un tipo de documento que sirve para comunicar disposiciones, consultas, órdenes, informes, o también para llevar a cabo gestiones de acuerdos, de invitación, de felicitación, de colaboración, de agradecimiento, etc. Estas redacciones se utilizan en instituciones como: ministerios, embajadas, municipios, colegios profesionales, sindicatos y oficinas de gobierno, entre otras.

Partes.

• Membrete

Es el primero. Todas las empresas tienen membrete, lo cual es muy importante para un oficio.

• Nombre de Año

Es la denominación que se le da al año actual P.Ej. "Año de la Paz Mundial".

• Lugar y fecha

Es la primera parte, en la que se escribe: el lugar de donde se envía, el día, el mes y el año en curso.

• Numeración

En esta parte se escriben los tres datos, al igual que el memorándum; la palabra oficio con mayúsculas, seguida del número de expedición y separada por una línea oblicua y, a continuación, las siglas de la oficina de procedencia con letras mayúsculas, separada por una línea oblicua y el año en curso.

• Destinatario

Es la parte que abarca cuatro líneas o más, según lo requerido. Aquí se escribe: el nombre completo, el cargo y el lugar de la persona a quien se dirige.

• Asunto

Es la cuarta parte y se escribe con mayúsculas la palabra ASUNTO, seguida de dos puntos y luego, en resumen, se indica con claridad el mensaje del texto, que se explicará en el cuerpo.

• Referencia

Es la quinta parte que se usa, sólo cuando es necesario mencionar la numeración del documento recibido con anterioridad, a cuyo contenido se quiere dar respuesta. Esta palabra también se escribe con mayúscula y debajo del asunto.

En algunos casos esta parte del oficio se usa para mencionar decretos, resoluciones, directivas o convenios.

• Cuerpo o texto

Es la parte central del documento, donde se dará a conocer el mensaje de la comunicación, en forma clara y precisa y muy brevemente. Generalmente existen expresiones para iniciar el texto, tales como:

• "Tengo a bien comunicarle..."
• "Me es muy grato comunicarle..."
• "Tengo el honor de dirigirme..."

• Despedida

En la despedida debemos demostrar amabilidad, cortesía. Existen, también, expresiones conocidas como:

Hago propicia la oportunidad para hacerle llegar mi consideración y estima personal.

Atentamente,

• Firma y posfirma

Firma: Se escribe la rúbrica a mano.

Posfirma: Se coloca el nombre y apellido de la persona que firma el documento, y a su vez el cargo que le distingue, más el sello respectivo.

• Iniciales

Al igual que en el memorándum, las iniciales del remitente se escriben con letras mayúsculas y, en minúsculas, las de la persona que mecanografió el documento.

• Anexo

Aquí se indica la documentación que se adjunta al oficio, como catálogos, revistas, tarjetas, programas, etc.

• Distribución

Se usa, generalmente, en los oficios múltiples; aquí se menciona a las personas y las dependencias a quienes va dirigido el oficio.

circular: Es un escrito que se emplea para comunicar simultáneamente un mismo asunto a varias personas a quienes por igual interesa". Un memorándum o nota es un documento u otra comunicación que ayuda a la memoria mediante el registro de eventos u observaciones sobre un tema, como se puede utilizar en una oficina de negocios. La forma plural es o memorandos o memorandos.

Un memorando puede tener cualquier formato, o puede tener un formato específico para una oficina o institución. En el derecho en concreto, un memorándum es un registro de los términos de una transacción o contrato, como una nota de la política, memorando de entendimiento, protocolo de acuerdo o memorando de asociación. Formatos alternativos incluyen memorandos, notas informativas, informes, cartas o carpetas. Pueden ser una o muchas páginas. Si el usuario es un ministro o un alto ejecutivo, podría ser el formato rígidamente definidas y limitadas a una o dos páginas. Si el usuario es un colega, el formato es generalmente mucho más flexible. En su nivel más básico, un memorando puede ser una nota escrita a mano con el supervisor. 

La circular es un escrito que por igual se emplea en la tramitación de asuntos oficiales, mercantiles o industriales.

El estilo en la redacción de la circular ha de adecuarse al modelo de la carta, sobresaliendo en su redacción la claridad y la sencillez ya que se trata de escritos destinados a personas de muy diverso nivel.

Existen dos tipos de circular, que son: LAS VOLUNTARIAS y LAS OBLIGATORIAS
La circular Voluntaria, es aquella que tiene la función principal de promover productos, empresas o personas.

La circular Obligatoria, es aquella que la ley establece que debemos dar los avisos necesarios para evitarnos problemas en cuanto a la relación comercial con nuestros clientes.

memorandum:

convocatoria:Es la comunicación a través de un

anuncio o escrito con que se convoca a

los posibles interesados a participar en un proceso.
*Convocatoria Anticipada.
*Convocatoria General.
*Convocatoria Extraordinaria.
*Convocatoria Nacional.
*convocatoria Internacional.

Acta de junta:Un acta es un escrito que resume lo que se trató en una junta y que se distribuye entre las personas que estuvieron en la junta parconocer los acuerdos.
Para que los acuerdos de una junta queden por escrito y las personas puedan darle seguimiento a sus pendientes, para organizarse mejor.
Cuando la junta comienza se debe nombrar a un "secretario" que es la persona que deberá tomar las notas. Si observas que a una junta a la que vayas nadie está tomando notas, ofrécete desde el principio para ser tú el secretario o la secretaria.

Una minuta o acta de acuerdos lleva las siguientes partes:

1. Título de la junta.
2. Fecha y lugares de la junta.

3. Lista de asistentes, de preferencia en orden alfabético.
4. Enumeración de los acuerdos.
5. Indicación del final de la minuta o el acta, o bien, especificación de la próxima junta.
informe:

 

Generalmente, el propósito del informe, como su propio nombre indica, es informar. Sin embargo, los informes pueden incluir elementos persuasivos, tales como recomendaciones, sugerencias u otras conclusiones motivacionales que indican posibles acciones futuras que el lector del informe pudiera adoptar. Los informes pueden ser públicos o privados y tratan a menudo sobre preguntas planteadas por individuos del gobierno, los negocios, la educación o la ciencia.

Carta comercial:  Es una comunicación que tiene carácter documental y utilizan las empresas para ponerse en contacto con los clientes, proveedores, entidades, etc.  Tiene importancia ya que contribuye a crear una imagen de la empresa y ayuda a coordinar actividades comerciales. Se realizan cartas para ofrecer productos, notificar promociones, realizar pedidos, solicitudes, demandas de pagos, presentación de personas, etc

Definicon de correspondencia

Definición de correspondencia:

 Esta  puede ser clasificada de acuerdo con la fuente en: recibida, enviada e interna.

Correspondencia recibida es la que llega de empresas externas.

Correspondencia enviada es aquella que se remite a individuos o compasáis extras; se acostumbra retener para los menos una copia al carbón o fotocopia del original.

Correspondencia interna (interdepartamental) es aquella correspondencia entre departamentos de la misma empresa.

Documento

Un documento es una carta, diploma o escrito ilustrado ha cerca de un hecho, situación o circunstancia. también se trata del escrito que presenta datas susceptibles de ser utilizados para comprobar algo. Todas las personas deben tener un documente de identidad y que  le acredite quien es y que le permita acceder a los documentos estatales o de otro tipo.

La noción de documento se a visto alterada con el avance de la informática. un documento era antes un papel o algún otro tipo de medio físico.En cambio, para la informática, un documento es un archivo digital susceptible de ser visualizado o compartido a través de una computadora.
    Registro

Es una pequeña unidad de almacenamiento destinada a contener cierto tipo de datos. Puede estar en la propia memoria central o en unidades de memoria de acceso rápido.

Para la informática, existen distintos tipos de registros, pero en todos los casos hay una referencia al concepto de almacenar datos o información sobre el estado, procesos o uso de la computadora.

un registro del sistema viene a ser una base de datos que tiene el fin de almacenar configuraciones, opciones y comandos propios del sistema operativo.

Otro tipo de registro es el de programación. Este tipo de dato está formado por varios elementos en asociación que responden a una misma estructura. Los registros de programación pueden ser elementales o complejos y guardan información sobre cómo el software o aplicación en particular funcionará o actuará en cada momento.

Por otro lado, en una base de datos también se hace uso de registros. Cada registro representa un ítem o elemento único que se encuentra en una tabla, hoja o base. Así, el registro está configurado por el conjunto de datos que pertenecen a una entidad en particular.

En todos estos casos y otros, el empleo de registros tiene el fin de almacenar información y datos, ponerla en relación y colocarla al alcance bajo un índice o sistema de orden que permita su acceso y uso en cualquier momento. Los registros son el método que tanto el usuario como el sistema informático utilizan para acceder y utilizar toda la información.

    Archivo

La palabra archivo se utiliza generalmente para designar a aquel lugar que tiene como finalidad la recopilación y conservación de documentos, usualmente producidos en otro lugar y como resultado de la concreción de sus respectivas actividades, que pueden ser como documentos, libros, recortes de diarios viejos, entre otros.

 la palabra archivo también se usa para referirse al fondo documental en si.pueden haber diferentes archivos los cuales son:
-Archivo Ejecutable Es el archivo que contiene las instrucciones necesarias para que un determinado programa se ponga en marcha....

- Archivo Corrompido ( File): Archivo de datos o de programas que se ha alterado en forma accidental por una falla en el hardware o software, haciendo que se reorganicen los...

-Archivo Maestro: Fuente de datos permanente que será actualizada cada vez que los archivos referentes se modifiquen....

-Código Fuente: También denominado fuente o texto fuente. Es el texto que contiene las instrucciones del programa, escritas en el lenguaje de programación. Se trata de un archivo de texto...

-Formato: Estructura de un archivo que define la forma en que se guarda y representa en pantalla o en impresora.

Trabajo en equipo

            ¿QUE ES EL TRABAJO EN EQUIPO?

El hombre es un ser social y por ello necesita de otros individuos para crecer y desarrollarse.

En los equipos se ponen en juego las personalidades de los involucrados, asi como sus habilidades y cualidades.

De esta forma practica se puede observar el significado del trabajo conjunto, aunque definirlo es un poco mas complejo.

acontinuacion unos investigadores que estudiaron sobre el trabajo en equipo nos dan unas definiciones aserca de ello.

• Un equipo es un numero reducido de individuos con capasidades complementarias, comprendidas en un proposito, se puede decir que un equipo es una unidad compuesta por un numero indeterminado de personas, quienes se organizan para la realizacion de una tarea concreta.
• "Un equipo se puede definir como un grupo de personas que trabajan juntas hacia una serie de objetivos"
• "Existe  un equipo cuando un grupo de personas trabajan de manera independiente y a traves de un contacto regular"

El trabajo en equipo ha ganado importancia dentro de las empresas donde póco a poco se a vuelto una necesidad debido alas exigencias  de calidad, eficacia y competibilidad que la socidad espera en el sector empresarial.

todas estas son cualidades que muy dificilmente un solo individuo puede generar adecuadamente, ya que alcanzar un exito requiere talentos que resultan imposible encontrar en un sujeto aislado.

Estas son algunas condiciones para que un equipo de trabajo se desempeñe:

• Los mienbros del equipo deben tener presente un objetivo comun de trabajo.
• deben tener competencias diversas.
• Todas las actividades del equipo deben encaminarse de manera estructurada.
• Las tareas deben repartirse equitativamente entre los integrantes del equipo.
• Debe haber una buena cordinacion de sus labores.
• Es necesario que exista un liderasgo el cual debe ser asumido por los integrandes del equipo.
• Es necesario que exista una comunicacion entre los integrantes del equipo.
• Es necesario que haya un control en el equipo y una supervision de calidad.

3.2 caracteristicas de los equipos efectivos de trabajo

Un equipo efectivo es algo mas que un simple grupo de individuos cuya coordinacion de esfuerzos es buena.

se requiere algunas caracteristicas que les permitan alcanzar resultados de excelencia.

siete atributos para que un equipo sea considerado de alto desempeño. o de gran eficiencia (efectivo), como:

1. Liderazco participativo que fomente la interdependencia entre los miembros.
2. Responsabilidad compartida que permita que los individuos se sientan involucrados en el mismo grado.
3. Una comunicacion de proposito.
4. La buena comunicacion que permite un ambiente de confianza y aceptacion.
5. La mira en el futuro, tanto en la meta final como en el proceso.
6. Concentracion en las tareas que se acuerdan en las reuniones periodicas de planeacion, seguimiento y evaluacion.
7. respuesta rapida y proactiva.

Los equipos de trabajo efectivos tienen una direccion definida cuando establecen metas y fijan objetivos.

3.3 Por que fracasan los equipos de trabajo

Las principales causas del fracaso que hay en los equipos de fracaso son:

• No tener metas ni objetivos claros y compartidos por sus integrantes.
• carencias de coordinacion en la secuencia de las acciones.
• la auncencia de un buen proceso de comunicacion.
• el liderazgo rigido que no que no se adapta a las etapas y caracteristicas del equipo.
• desinteres por la individualidad y facta de cooperacion por los integrantes.

3.3.1 La comunicacion

La comunicacion es el proceso mediante el cual se produce un intercambio de informacion, opiniones, experiencias, sentimientos, etc.,entre dos o mas personas a traves de un medio.

La comunicacion se da en sencillos pasos:

1. La persona que comunica construye la idea i traduce las palabras, imagenes o gestos.
2. El individuo que comunica transmite el mensaje por algun medio o canal.
3. Otro recibe el mensaje, lo traduce y lo comprende, ya que la comunicacion se puede romper en tres niveles diferentes:

• Una cosa es lo que se piensa.
• Otra, lo que se dice.
• Y otra mas, la que interpreta quien recibe el mensaje.
• El proposito de analizar de la manera mas simple el proceso de la comunicacion, se dira que esta se compone de tres elementos:
• El mensaje del emisor.
• El reseptor.
• El mensaje.

3.4 Ventajas y desventajas del trabajo en equipo

El trabajo en equipo ademas de generar buenos resultados, tambien permite ver las fallas individuales y motivan la superacion de los errores.

3.4.1 Ventajas del trabajo en equipo

Una de las ventajas del trabajo en equipo es la diviciuon de las tareas.

3.4.2 Amplitud de la informacion

Los conocimientos y capacidades de varios individuos habra mas elementos en la toma de desiciones y se contara con informacion diversa.

De esta manera las decisiones que se tomen seran mass ricas y completas.

Al trabajar en equipo los individuos se involucran en el resultado y, por lo tanto asumen la responsabilidad de contribuir positivamente a las labores conjuntas como a las individuales.

3.4.3 Desventajas de trabajar en equipo

No todo es bueno cuando se trabaja en equipo si no que tanbien hay desventajas. la ignorancia de los problemas por lo que frecuentemente atravisa el trabajo en equipo y la falta de prevencion, es importante conocer estos elementos y estar conciente de que pueden presentarse y no se les puede dejar pasar o ignorar:

• Lentitud.
• Integracion en el equipo.
• Dominio de la discucion .
• Responsabilidad ambigua.

Tambien la puntualidad puede ser uno de los problemas mas estresantes del equipo, ya que cada persona tiene otras que realizar.

3.5 Reuniones de trabajo

Una reunion es una cita acordada entre un conjunto de personas para tratar una serie de temas comunes.

3.5.1  Proceso de la reunion

Una forma efectiva de iniciar una reunion es exponer su objetivo e importancia, asi como establecer una agenda, los procesos a seguir y los resultados esperados.

3.6 Etapas en la formacion de los equipos

Una estructura o formacion efectiva de un equipo.

estas son:

Etapa  1:Formacion (individualista)

Etapa 2: Poder (identificacion)

Etapa 3: Regularizacion (integracion)

Etapa 4: Actualizacion (resultados)

Objetivo:Perteneciente o relativo al objeto en si.
Planeacion:Planeamiento.
Metodos:Modo de razonado de obrar o hablar.
Procedimientos:Accion de proceder.
Organizacion:Accion y efecto de organizar u organizarse.
Alternativas:Obsion entre dos cosas.
Futuro:Que esta por venir.
Desarrollo:Accion de desarrollar o desarrollarse.
Eleccion:Elejir algo o alguien.
Proceso:Progreso.
Accion:Ejercicio de una potencia.
Pasos:Progreso o avance en una actividad o ambito.
Determinacion:Accion de determinar.
Programa:Escrito que indica los pormenores de una fiesta, las condiciones de un examen, etcetera.
Problemas:Cuestion que se trata de resolver por medio de procedimientos cientificos.
Resultados:Consecuencia y efecto de un hecho, operacion, etc.
Informacion:Acccion y efecto de informar o informarse.
Formulacion:Exprecion de algo de forma clara y precisa.
Meta:Es un fin u objetivo de una accion o un plan.