lunes, 28 de febrero de 2011

clasificacion de documentos interna y externa

El oficio: Es un tipo de documento que sirve para comunicar disposiciones, consultas, órdenes, informes, o también para llevar a cabo gestiones de acuerdos, de invitación, de felicitación, de colaboración, de agradecimiento, etc. Estas redacciones se utilizan en instituciones como: ministerios, embajadas, municipios, colegios profesionales, sindicatos y oficinas de gobierno, entre otras.
Partes.
  • Membrete
Es el primero. Todas las empresas tienen membrete, lo cual es muy importante para un oficio.
  • Nombre de Año
Es la denominación que se le da al año actual P.Ej. "Año de la Paz Mundial".
  • Lugar y fecha
Es la primera parte, en la que se escribe: el lugar de donde se envía, el día, el mes y el año en curso.
  • Numeración
En esta parte se escriben los tres datos, al igual que el memorándum; la palabra oficio con mayúsculas, seguida del número de expedición y separada por una línea oblicua y, a continuación, las siglas de la oficina de procedencia con letras mayúsculas, separada por una línea oblicua y el año en curso.
  • Destinatario
Es la parte que abarca cuatro líneas o más, según lo requerido. Aquí se escribe: el nombre completo, el cargo y el lugar de la persona a quien se dirige.
  • Asunto
Es la cuarta parte y se escribe con mayúsculas la palabra ASUNTO, seguida de dos puntos y luego, en resumen, se indica con claridad el mensaje del texto, que se explicará en el cuerpo.
  • Referencia
Es la quinta parte que se usa, sólo cuando es necesario mencionar la numeración del documento recibido con anterioridad, a cuyo contenido se quiere dar respuesta. Esta palabra también se escribe con mayúscula y debajo del asunto.
En algunos casos esta parte del oficio se usa para mencionar decretos, resoluciones, directivas o convenios.
  • Cuerpo o texto
Es la parte central del documento, donde se dará a conocer el mensaje de la comunicación, en forma clara y precisa y muy brevemente. Generalmente existen expresiones para iniciar el texto, tales como:
  • "Tengo a bien comunicarle..."
  • "Me es muy grato comunicarle..."
  • "Tengo el honor de dirigirme..."
  • Despedida
En la despedida debemos demostrar amabilidad, cortesía. Existen, también, expresiones conocidas como:
Hago propicia la oportunidad para hacerle llegar mi consideración y estima personal.
Atentamente,
  • Firma y posfirma
Firma: Se escribe la rúbrica a mano.
Posfirma: Se coloca el nombre y apellido de la persona que firma el documento, y a su vez el cargo que le distingue, más el sello respectivo.
  • Iniciales
Al igual que en el memorándum, las iniciales del remitente se escriben con letras mayúsculas y, en minúsculas, las de la persona que mecanografió el documento.
  • Anexo
Aquí se indica la documentación que se adjunta al oficio, como catálogos, revistas, tarjetas, programas, etc.
  • Distribución
Se usa, generalmente, en los oficios múltiples; aquí se menciona a las personas y las dependencias a quienes va dirigido el oficio.
circular: Es un escrito que se emplea para comunicar simultáneamente un mismo asunto a varias personas a quienes por igual interesa". Un memorándum o nota es un documento u otra comunicación que ayuda a la memoria mediante el registro de eventos u observaciones sobre un tema, como se puede utilizar en una oficina de negocios. La forma plural es o memorandos o memorandos.

Un memorando puede tener cualquier formato, o puede tener un formato específico para una oficina o institución. En el derecho en concreto, un memorándum es un registro de los términos de una transacción o contrato, como una nota de la política, memorando de entendimiento, protocolo de acuerdo o memorando de asociación. Formatos alternativos incluyen memorandos, notas informativas, informes, cartas o carpetas. Pueden ser una o muchas páginas. Si el usuario es un ministro o un alto ejecutivo, podría ser el formato rígidamente definidas y limitadas a una o dos páginas. Si el usuario es un colega, el formato es generalmente mucho más flexible. En su nivel más básico, un memorando puede ser una nota escrita a mano con el supervisor. 
La circular es un escrito que por igual se emplea en la tramitación de asuntos oficiales, mercantiles o industriales.
El estilo en la redacción de la circular ha de adecuarse al modelo de la carta, sobresaliendo en su redacción la claridad y la sencillez ya que se trata de escritos destinados a personas de muy diverso nivel.
Existen dos tipos de circular, que son: LAS VOLUNTARIAS y LAS OBLIGATORIAS
La circular Voluntaria, es aquella que tiene la función principal de promover productos, empresas o personas.
La circular Obligatoria, es aquella que la ley establece que debemos dar los avisos necesarios para evitarnos problemas en cuanto a la relación comercial con nuestros clientes.
memorandum:
convocatoria:Es la comunicación a través de un
anuncio o escrito con que se convoca a
los posibles interesados a participar en un proceso.
*Convocatoria Anticipada.
*Convocatoria General.
*Convocatoria Extraordinaria.
*Convocatoria Nacional.
*convocatoria Internacional
.
Acta de junta:Un acta es un escrito que resume lo que se trató en una junta y que se distribuye entre las personas que estuvieron en la junta parconocer los acuerdos.
Para que los acuerdos de una junta queden por escrito y las personas puedan darle seguimiento a sus pendientes, para organizarse mejor.
Cuando la junta comienza se debe nombrar a un "secretario" que es la persona que deberá tomar las notas. Si observas que a una junta a la que vayas nadie está tomando notas, ofrécete desde el principio para ser tú el secretario o la secretaria.
Una minuta o acta de acuerdos lleva las siguientes partes:
1. Título de la junta.
2. Fecha y lugares de la junta.
3. Lista de asistentes, de preferencia en orden alfabético.
4. Enumeración de los acuerdos.
5. Indicación del final de la minuta o el acta, o bien, especificación de la próxima junta.
informe:

 








Generalmente, el propósito del informe, como su propio nombre indica, es informar. Sin embargo, los informes pueden incluir elementos persuasivos, tales como recomendaciones, sugerencias u otras conclusiones motivacionales que indican posibles acciones futuras que el lector del informe pudiera adoptar. Los informes pueden ser públicos o privados y tratan a menudo sobre preguntas planteadas por individuos del gobierno, los negocios, la educación o la ciencia.
Carta comercial:  Es una comunicación que tiene carácter documental y utilizan las empresas para ponerse en contacto con los clientes, proveedores, entidades, etc.  Tiene importancia ya que contribuye a crear una imagen de la empresa y ayuda a coordinar actividades comerciales. Se realizan cartas para ofrecer productos, notificar promociones, realizar pedidos, solicitudes, demandas de pagos, presentación de personas, etc

viernes, 4 de febrero de 2011

Definicon de correspondencia

Ver imagen en tamaño completoDefinición de correspondencia:
 Esta  puede ser clasificada de acuerdo con la fuente en: recibida, enviada e interna.
Correspondencia recibida es la que llega de empresas externas.
Correspondencia enviada es aquella que se remite a individuos o compasáis extras; se acostumbra retener para los menos una copia al carbón o fotocopia del original.
Correspondencia interna (interdepartamental) es aquella correspondencia entre departamentos de la misma empresa.
Documento
Un documento es una carta, diploma o escrito ilustrado ha cerca de un hecho, situación o circunstancia. también se trata del escrito que presenta datas susceptibles de ser utilizados para comprobar algo. Todas las personas deben tener un documente de identidad y que  le acredite quien es y que le permita acceder a los documentos estatales o de otro tipo.
La noción de documento se a visto alterada con el avance de la informática. un documento era antes un papel o algún otro tipo de medio físico.En cambio, para la informática, un documento es un archivo digital susceptible de ser visualizado o compartido a través de una computadora.
    Registro
Ver imagen en tamaño completoEs una pequeña unidad de almacenamiento destinada a contener cierto tipo de datos. Puede estar en la propia memoria central o en unidades de memoria de acceso rápido.
Para la informática, existen distintos tipos de registros, pero en todos los casos hay una referencia al concepto de almacenar datos o información sobre el estado, procesos o uso de la computadora.
un registro del sistema viene a ser una base de datos que tiene el fin de almacenar configuraciones, opciones y comandos propios del sistema operativo.
Ver imagen en tamaño completoOtro tipo de registro es el de programación. Este tipo de dato está formado por varios elementos en asociación que responden a una misma estructura. Los registros de programación pueden ser elementales o complejos y guardan información sobre cómo el software o aplicación en particular funcionará o actuará en cada momento.
Por otro lado, en una base de datos también se hace uso de registros. Cada registro representa un ítem o elemento único que se encuentra en una tabla, hoja o base. Así, el registro está configurado por el conjunto de datos que pertenecen a una entidad en particular.
En todos estos casos y otros, el empleo de registros tiene el fin de almacenar información y datos, ponerla en relación y colocarla al alcance bajo un índice o sistema de orden que permita su acceso y uso en cualquier momento. Los registros son el método que tanto el usuario como el sistema informático utilizan para acceder y utilizar toda la información.
    Archivo
Ver imagen en tamaño completoLa palabra archivo se utiliza generalmente para designar a aquel lugar que tiene como finalidad la recopilación y conservación de documentos, usualmente producidos en otro lugar y como resultado de la concreción de sus respectivas actividades, que pueden ser como documentos, libros, recortes de diarios viejos, entre otros.
 la palabra archivo también se usa para referirse al fondo documental en si.pueden haber diferentes archivos los cuales son:
-Archivo Ejecutable Es el archivo que contiene las instrucciones necesarias para que un determinado programa se ponga en marcha....

- Archivo Corrompido ( File): Archivo de datos o de programas que se ha alterado en forma accidental por una falla en el hardware o software, haciendo que se reorganicen los...

-Archivo Maestro: Fuente de datos permanente que será actualizada cada vez que los archivos referentes se modifiquen....

-Código Fuente: También denominado fuente o texto fuente. Es el texto que contiene las instrucciones del programa, escritas en el lenguaje de programación. Se trata de un archivo de texto...

-Formato: Estructura de un archivo que define la forma en que se guarda y representa en pantalla o en impresora.